Organisierte Selbständigkeit dank persönlicher FileMaker-Datenbank für den Mac

Unabhängiger Finanzierungsberater setzt auf Bento und Leopard

Ralf Gorath ist Independant Financial Adviser (IFA) in Waabs, Schleswig-Holstein. Nach 15-jähriger Tätigkeit als Berater und Geschäftsstellenleiter bei MLP, einem der führenden Maklervertriebe Europas, machte sich der 51-jährige Ingenieur und Volkswirt Mitte dieses Jahres selbständig und gründete das unabhängige Beratungsunternehmen Rothensander Kontor. Hier betreut er vor allem Heil- und Freiberufler, aber auch andere Unternehmen und anspruchsvolle Privatkunden. Mittlerweile kümmert sich Gorath um die betriebswirtschaftlichen und finanztechnischen Belange von 130 Kunden. Für die Verwaltung und Organisation sämtlicher anfallender Kontakt-, Finanz- und Vertragsdaten benötigte der selbständige Berater eine geeignete Software und wurde in der persönlichen FileMaker Datenbank Bento fündig.

Während seiner Tätigkeit bei MLP arbeitete Gorath mit der hauseigenen SAP-Datenbanklösung des Großunternehmens. Mit Gründung der eigenen Firma galt es zunächst, eine geeignete Form der Datenorganisation zu finden. „Ein durchdachtes, zuverlässiges Informationsmanagement ist bei der Fülle der anfallenden, vertraulichen und persönlichen Daten das A und O“, erläutert Gorath die Ausgangssituation vor einem halben Jahr. „Insellösungen in Form von Excel-Tabellen kamen für mich nicht in Frage. Ich wollte eine Datenbank, in der ich sämtliche Informationen zentral organisieren kann, die vor allem einfach in der Handhabung und übersichtlich in der Darstellung ist“. Er musste nicht lange suchen – in Bento, der FileMaker-Datenbank für den persönlichen Bedarf, fand er eine Lösung, die all seinen Ansprüchen genügte.

Perfekte Übersicht durch komfortable Such- und Sortiermöglichkeiten und praktische Ansichten

Dank der grafischen Gestaltungsmöglichkeiten und angebotenen Vorlagen war die Beraterdatenbank in Bento innerhalb kürzester Zeit erstellt. Kernstücke sind die Module „Verträge“, „Projekte“ und „Adressen“. Im Modul „Verträge“ verwaltet Gorath Versicherungen und Darlehensverträge seiner Mandanten. Hinterlegt sind unter anderem Informationen wie Vertragsart, Versicherungsgesellschaft, Vertragsnummer, Beitragssätze, Zahlweise, laufende Erträge und Wertstellungen. Benötigt Gorath im Rahmen einer Mandantenberatung beispielsweise eine Übersicht dessen aktiver Verträge, wählt er ihn per Mausklick aus und hat sämtliche Informationen in Listenansicht auf einen Blick parat. Durch intelligente Sammlungen können die Informationen in Sekunden auf Kundenfamilien oder Vertragssparten oder auch kooperierende Unternehmen fokussiert werden. Schließlich wird in Formularansichten direkt Bezug auf die Details der Mandanten genommen – so zum Beispiel die integrierte Dokumentenverwaltung, mit der der aktuelle Schriftverkehr herangezogen werden kann. Auch wenn es um die termingetreue Bedienung laufender Darlehen geht, ist die FileMaker-Datenbank für den selbstständigen Finanzberater bereits unverzichtbar. „Dank der praktischen Such- und Sortierfunktionen à la iTunes habe ich immer die richtige Ansicht meiner Daten parat. So erstelle ich beispielsweise regelmäßige Übersichten demnächst auslaufender Verträge meiner Kunden, um Anschlussfinanzierungen zu planen“, beschreibt Gorath den täglichen Nutzen von Bento.

Aber auch die betriebswirtschaftliche Kontrolle über das eigene Unternehmen, den Rothensander Kontor, behält Gorath dank Bento. Hier hinterlegt sind Kosteninformationen und Ertragsschlüssel, die es dem Berater ermöglichen, seinen Erfolg in Bezug auf Zulieferer, Sparten und Kunden jederzeit zu analysieren und seine Aktivitäten gegebenenfalls zu adaptieren.

Das Modul „Projekte“ dient in Kombination mit iCal der eigentlichen Selbstorganisation. Hier notiert Gorath anstehende Aufgaben und hinterlegt Notizen zu seinen Mandanten – auch kleine Wichtigkeiten, wie die anstehende Hochzeit und das hierfür zu besorgende Geschenk, finden ihren Platz! Durch die Verknüpfung zur Adress- und Vertragsdatenbank ist die nächste Information niemals mehr als nur einen Klick entfernt.

Address Book und iCal perfekt integriert

Im Vergleich zu anderen Datenbanklösungen eignet sich Bento für die Anforderungen des Apple-Liebhabers Gorath vor allem durch die nahtlose Integration unter Mac OS X (Leopard). „iCal und das Apple Adress Book sind für meine Organisation bereits seit Jahren nicht mehr wegzudenken. Umso praktischer, dass ich jetzt eine integrierte Lösung habe. Termine und Aufgaben, die ich in die Datenbank eintrage, erscheinen automatisch in meinem iCal-Kalender und andersrum. Gleiches gilt für Kontakt- und Addressdaten im Address Book. Lästige Doppeleintragungen gibt es zum Glück nicht mehr“, so Gorath weiter. Auch für die Zukunft ist er mit Bento bestens gewappnet. Einer virtuellen Bürogemeinschaft mit einem oder mehreren Partnern steht dank der Möglichkeit, ohne Datenverluste einfach auf die „große Schwester“ FileMaker Pro und .mac umzusteigen nichts im Wege.